.png)
OJS - Pengguna dan Peran (Users and Roles)
Menu ini digunakan untuk mengelola seluruh akun pengguna yang terdaftar pada jurnal, termasuk mengatur peran (*roles*) dan hak akses (*permissions*) masing-masing pengguna.
Gambaran Umum (Overview)
Pengguna dan Peran (Users and Roles) Menu ini digunakan untuk mengelola seluruh akun pengguna yang terdaftar pada jurnal, termasuk mengatur peran (roles) dan hak akses (permissions) masing-masing pengguna.
Pengguna (Users)
Selain mengelola situs web jurnal, Journal Manager juga bertanggung jawab atas semua akun pengguna dalam sistem. Untuk melihat akun pengguna, pilih Users & Roles dari menu sebelah kiri. Pengguna ditampilkan berdasarkan urutan nama belakang. Anda dapat mengedit akun pengguna dengan memilih panah biru di sebelah kiri setiap entri. Tindakan ini akan menampilkan opsi Email, Edit User, Disable, Remove, Login As, dan Merge User. Email membuka jendela yang memungkinkan Anda mengirim pesan dengan cepat kepada pengguna tersebut. Edit User memungkinkan Anda melakukan perubahan pada akun pengguna tersebut. Disable mempertahankan akun tetap ada, tetapi mencegah pengguna mengaksesnya. Remove menghapus akun pengguna dari catatan jurnal Anda sehingga pengguna tidak lagi dapat masuk (login), tetapi akun tersebut tetap ada di dalam sistem. Login As memungkinkan Anda masuk sementara sebagai pengguna tersebut, misalnya untuk menyelesaikan tugas yang masih tertunda. Merge User memungkinkan Anda menggabungkan akun pengguna ini, termasuk semua submission atau penugasannya, ke akun pengguna lain dalam sistem Anda. Catatan: Ini adalah satu-satunya cara untuk menghapus akun sepenuhnya dari sistem. Anda mungkin ingin membuat akun pengguna dummy (misalnya Deleted Users) dan menggunakannya sebagai tujuan penggabungan akun-akun yang tidak lagi diperlukan. Pencarian (Search) Jika Anda memiliki banyak pengguna, Anda dapat memanfaatkan fitur Search. Fitur ini membantu Anda menemukan pengguna dengan cepat ketika Anda mengetahui nama depan, nama belakang, atau informasi lainnya. Catatan: Jika Anda membiarkan kolom Search kosong, memilih suatu Role (Peran), lalu mengklik Search, sistem akan menampilkan daftar semua pengguna yang memiliki peran tersebut (misalnya, semua Journal Manager). Tambah Pengguna (Add User) Untuk menambahkan pengguna baru ke jurnal Anda, pilih tautan Add User. Tindakan ini akan membuka jendela baru yang berisi sejumlah kolom yang harus diisi. Setelah semua kolom diisi dan Anda mengklik Save, Anda akan diminta untuk menetapkan peran (role) pada akun baru tersebut. Gunakan tautan Add Role untuk membuka pemilih peran. Setelah semua peran ditambahkan, klik tombol Save
Peran (Roles)
Pengguna dalam sistem harus memiliki satu atau lebih peran (role). Peran menentukan apa yang dapat dilakukan oleh pengguna di dalam sistem. Seorang Author (Penulis) dapat mengirimkan naskah dan memiliki akses terbatas. Seorang Editor dapat mengelola naskah, sedangkan Journal Manager dapat mengonfigurasi pengaturan jurnal. Satu pengguna dapat memiliki lebih dari satu peran, misalnya sebagai Journal Manager, Editor, dan Author dalam jurnal yang sama. OJS 3 menyediakan berbagai peran dengan tingkat hak akses yang berbeda-beda. Pada halaman ini, Anda dapat melihat setiap peran beserta tahapan editorial yang dapat diakses oleh peran tersebut. Contoh yang baik adalah peran Copyeditor, yang hanya dapat mengakses tahap copyediting. Copyeditor tidak dapat berpindah ke tahap Review untuk melihat proses penelaahan sejawat (peer review). Menghapus centang pada suatu kotak akan menghilangkan akses ke tahap tersebut bagi pengguna yang memiliki peran tersebut. Lihat Bab 10 untuk informasi lebih lanjut mengenai berbagai tahapan editorial. Mengedit Peran (Editing Roles) Memilih panah biru di sebelah kiri nama peran akan menampilkan tautan Edit. Mengklik tautan tersebut akan membuka jendela pengeditan. Permission Level (Tingkat Izin): Menunjukkan sejauh mana pengguna dengan peran tersebut dapat melakukan tindakan pada setiap tahap. Tingkat Journal Assistant memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file. Role Name (Nama Peran): Gunakan kolom ini untuk mengubah nama peran dengan mudah. Abbreviation (Singkatan): Setiap peran harus memiliki singkatan yang unik. Stage Assignment (Penugasan Tahap): Memungkinkan Anda menentukan tahap editorial mana yang dapat diakses oleh pengguna dengan peran tersebut. Role Options (Opsi Peran): Gunakan kotak centang ini untuk menampilkan pengguna dengan peran tersebut dalam daftar kontributor (misalnya daftar penulis), serta menentukan apakah pengguna dapat mendaftarkan diri (self-register) untuk peran tersebut. Peran Author dan Reviewer merupakan kandidat yang baik untuk pendaftaran mandiri. Sebaliknya, Anda tidak disarankan mengizinkan pengguna mendaftarkan diri sebagai Journal Manager atau Editor. Membuat Peran Baru (Creating New Roles) Gunakan tautan Create New Roles untuk membuka jendela yang memungkinkan Anda membuat peran baru untuk jurnal Anda, termasuk menentukan tahap editorial yang dapat diakses dan tingkat izin yang dimiliki peran tersebut. Setelah tombol Create New Role di pojok kanan atas kotak Current Roles dipilih, akan muncul jendela pop-up yang berisi formulir untuk membuat peran baru. Pada awalnya, yang wajib diisi hanyalah Permission Level (Tingkat Izin), Role Name (Nama Peran), dan Role Abbreviation (Singkatan Peran). Tingkat izin merupakan keputusan yang paling penting saat membuat peran baru karena akan menentukan kemampuan pengguna dengan peran tersebut dalam mengubah situs jurnal, menyelesaikan berbagai tugas, serta menggunakan OJS 3 secara umum. Tingkat izin tidak dapat diubah setelah peran dibuat dan akan terkunci, kecuali peran tersebut dihapus lalu dibuat ulang. Terdapat tujuh tingkat izin (permission roles) yang tersedia secara default dalam OJS 3: ● Journal Manager: Satu tingkat di bawah Site Administrator. Memiliki akses penuh ke bagian-bagian OJS 3 yang dibahas dalam panduan ini, termasuk mengubah proses submission, tampilan situs web, pengaturan workflow, mengelola pengguna dan peran, serta memberikan tugas kepada semua peran lainnya. ● Editor: Mengawasi proses review, penyuntingan, dan publikasi, tetapi tidak memiliki akses ke pengaturan situs web serta tidak dapat mengubah pengaturan workflow atau template/formulir. ● Assistant: Dapat berkomunikasi dengan pengguna lain serta mengunggah dan merevisi file. ● Author: Dapat mengirimkan naskah dan memantau perkembangan submission dengan masuk ke situs jurnal. ● Reviewer: Meninjau submission setelah diberi tugas review oleh Journal Manager atau Editor. ● Reader: Hanya dapat mengakses konten, tetapi tidak dapat mengedit apa pun atau mengakses fungsi administratif. ● Subscription Manager: Mengelola pengaturan akses situs dan pengaturan langganan jurnal. Setelah tingkat izin ditentukan serta nama dan singkatan peran dibuat, Anda dapat menetapkan sementara tahapan editorial yang akan melibatkan peran baru tersebut. Kotak yang Anda centang pada bagian Stage Assignment akan menjadi tahapan yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan di sebelah kanan Role Name pada kotak Current Roles, dan pengaturannya dapat diubah kapan saja. Terakhir, tersedia tiga Role Options. Pada bagian ini, Anda dapat menentukan apakah peran tersebut akan ditampilkan dalam daftar kontributor, serta memberikan dua izin khusus tambahan. Jika peran memiliki tingkat izin Journal Manager atau Editor, sebaiknya jangan mengizinkan pendaftaran mandiri (self-registration), karena pengguna anonim dapat mendaftar sebagai peran tersebut dan memperoleh akses administratif yang lebih besar dari yang seharusnya. Opsi terakhir pada bagian ini juga akan membatasi kemampuan peran baru, karena keputusan akhir tetap memerlukan peninjauan dan persetujuan dari seorang Editor atau Journal Manager.
Opsi Akses Situs (Site Access Options)
Halaman ini memungkinkan Anda menentukan bagaimana pembaca dapat mengakses jurnal Anda. ● Additional Site and Article Access Restrictions (Pembatasan Tambahan Akses Situs dan Artikel): Pilih salah satu opsi yang tersedia untuk membatasi akses ke situs atau artikel. ● User Registration (Pendaftaran Pengguna): Opsi ini memungkinkan Anda menentukan apakah pengguna dapat membuat akun mereka sendiri atau harus didaftarkan oleh Journal Manager. Mengizinkan pengguna untuk mendaftarkan diri sendiri, tetapi hanya sebagai Author, Reviewer, atau Reader, merupakan pilihan yang baik