OJS - Pengaturan ( Settings )

5 artikel K By Kiki Setiawan

Gambaran Umum (Overview)

Menu Settings digunakan untuk mengonfigurasi OJS agar sesuai dengan kebutuhan pengelolaan dan penerbitan jurnal Anda. Menu ini dapat diakses melalui panel navigasi di sebelah kiri setelah Anda masuk menggunakan akun yang memiliki peran Journal Manager**.** Menu Settings terdiri dari beberapa bagian, yaitu: - Journal Settings (Pengaturan Jurnal) - Website Settings (Pengaturan Situs Web) - Workflow Settings (Pengaturan Alur Kerja) - Distribution Settings (Pengaturan Distribusi) Masing-masing bagian tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci pada bab berikutnya.

Pengaturan Jurnal (Journal Settings)

Halaman Journal Settings digunakan untuk mengatur informasi utama jurnal. Pada halaman ini terdapat beberapa tab, yaitu Masthead, Contact, Sections, dan Categories [1]. Masthead (Informasi Jurnal) Tab Masthead digunakan untuk mengatur identitas jurnal. - Journal Name (Nama Jurnal): Masukkan nama lengkap jurnal. Contoh: Demo Journal A [2]. - Journal Initials (Inisial Jurnal): Masukkan inisial atau kode singkat jurnal. Contoh: journala [2]. - Journal Abbreviation (Singkatan Jurnal): Masukkan singkatan resmi nama jurnal. Contoh: DJA [2]. - Publisher (Penerbit): Masukkan nama lembaga atau organisasi yang menerbitkan jurnal [2]. - ISSN (International Standard Serial Number): Masukkan nomor ISSN jurnal. Jurnal daring (online) dan jurnal cetak (print) menggunakan nomor ISSN yang berbeda. Nomor ISSN dapat diperoleh melalui lembaga ISSN resmi [2]. - Journal Summary (Ringkasan Jurnal): Masukkan deskripsi singkat mengenai jurnal. Pada instalasi OJS yang memiliki beberapa jurnal, ringkasan ini akan ditampilkan pada daftar jurnal [3]. - Editorial Team (Tim Editorial): Tambahkan nama anggota tim editorial atau pihak lain yang ingin ditampilkan pada halaman About > Editorial Team [4]. - About the Journal (Tentang Jurnal): Tambahkan informasi mengenai jurnal, seperti ruang lingkup, kebijakan open access, hak cipta, sponsor, sejarah jurnal, kebijakan privasi, serta informasi pengarsipan seperti LOCKSS atau CLOCKSS [5]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save untuk menyimpannya. Contact (Kontak) Tab Contact digunakan untuk mengatur informasi kontak jurnal. - Mailing Address (Alamat Surat-menyurat): Masukkan alamat resmi jurnal yang akan ditampilkan pada halaman kontak [1]. - Principal Contact (Kontak Utama): Masukkan informasi kontak orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan jurnal [2]. - Technical Support Contact (Kontak Dukungan Teknis): Masukkan informasi kontak untuk dukungan teknis. Informasi ini akan ditampilkan pada halaman kontak dan digunakan dalam proses workflow apabila diperlukan [3]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Sections (Bagian Jurnal) Tab Sections digunakan untuk mengelola bagian atau kategori artikel dalam jurnal, misalnya Articles, Editorials, Reviews, atau Commentary. Catatan: OJS memerlukan minimal satu section agar proses submission dapat dilakukan. Secara bawaan, OJS akan membuat section Articles. Membuat Section Baru ( creating a section ) Dari halaman Sections, pilih tautan Create Section untuk membuka formulir baru seperti saat mengedit section. Isi detail yang diperlukan, lalu klik Save. Anda dapat mengubah atau menghapus section dengan mengklik panah biru di sebelah nama section. Mengedit Section (Editing a Section) Dengan memilih opsi edit, Anda akan membuka jendela pengaturan section: Pada halaman ini, Anda dapat mengubah nama, singkatan, dan pengaturan lainnya, seperti: - Section Policy: Menambahkan informasi mengenai kebijakan section, seperti persyaratan pengiriman naskah atau proses peer review [1]. - Word Count: Menentukan batas jumlah kata untuk abstrak pada section tersebut [2]. - Review Form: Memilih formulir review yang akan digunakan pada section [3]. - Indexing: Menentukan apakah artikel pada section akan diikutsertakan dalam proses pengindeksan. Misalnya, Editorial umumnya tidak melalui proses peer review sehingga pengaturannya dapat disesuaikan [4]. - Identify items published in this section as a(n): Menentukan jenis publikasi untuk kebutuhan beberapa layanan pengindeksan. Pengaturan ini bersifat opsional [5]. - Section Editors: Menetapkan editor yang bertanggung jawab mengelola section tersebut. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save untuk menyimpan pengaturan dan kembali ke halaman Sections [6]. Mengatur Urutan Section (Ordering Sections) Jika terdapat lebih dari satu section, akan muncul opsi Order untuk mengatur urutan tampilan section di situs jurnal. Klik Done setelah selesai.

Pengaturan Website (Website Settings)

Website Settings memungkinkan Anda mengatur tampilan dan cara kerja situs jurnal Anda. Bagian ini terdiri dari tab: Appearance, Information, Archiving, Languages, Plugins, Announcements, dan Navigation Menus. Appearance (Tampilan) ● Logo: Mengunggah logo jurnal yang akan muncul di kiri atas antarmuka pembaca [1]. ● Page Footer (Footer Halaman): Menampilkan teks di bagian bawah setiap halaman situs [2]. ● Theme (Tema): Memilih dan mengaktifkan tema tampilan dari daftar yang tersedia [3]. ● Typography (Tipografi): Mengatur jenis font untuk jurnal secara cepat [4]. ● Colour (Warna): Mengubah warna header jurnal [5]. ● Journal Style Sheet: Mengunggah stylesheet khusus untuk desain jurnal [6]. ● Sidebar Management (Manajemen Sidebar): Mengatur blok konten yang muncul atau tidak di sidebar [7]. ● Homepage Image (Gambar Beranda): Mengunggah gambar yang ditampilkan di halaman utama jurnal [8]. ● Journal Favicon: Menambahkan ikon kecil yang muncul di tab browser [9]. ● Additional Content (Konten Tambahan): Teks tambahan yang akan muncul di halaman utama [10]. ● Lists (Daftar): Mengatur jumlah item yang ditampilkan dalam daftar sebelum dipisah ke halaman berikutnya [11]. ● Journal Thumbnail (Thumbnail Jurnal): Mengunggah gambar kecil untuk mewakili jurnal dalam daftar jurnal pada instalasi OJS multi-jurnal [12]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Information (Informasi) Bagian ini digunakan untuk mengubah teks pada halaman: ● For Readers (Untuk Pembaca) [1] ● For Authors (Untuk Penulis) [2] ● For Librarians (Untuk Pustakawan) [3] Klik Save untuk menyimpan perubahan. Archiving (Pengarsipan) OJS 3.x menyediakan tiga opsi pengarsipan: ● PKP Preservation Network: plugin PKP PN (masih dalam pengembangan) [1]. ● LOCKSS: jika Anda menjadi anggota sistem LOCKSS, dapat diaktifkan di sini [2]. ● CLOCKSS: jika Anda menjadi anggota CLOCKSS, dapat diaktifkan di sini [3]. Catatan penting: Disarankan menggunakan Portico untuk arsip yang lebih andal. Dengan biaya sekitar $200 per tahun, Anda dapat memastikan jurnal elektronik dan koleksi digital tetap dapat diakses di masa depan. Tersedia juga plugin gratis untuk menghubungkan OJS 3.x ke sistem Portico. Languages (Bahasa) Bagian ini digunakan untuk mengatur bahasa yang digunakan jurnal: ● Primary Locale: Harus menetapkan satu bahasa utama. ● UI: Mengaktifkan bahasa yang dipilih pada antarmuka pengguna. ● Submission: Mengaktifkan bahasa untuk proses pengiriman artikel. ● Forms: Mengaktifkan bahasa untuk formulir online. Jika bahasa tidak tersedia, hubungi Site Administrator untuk menambahkannya (lihat Site Management). Plugins (Plugin) ● Installed Plugins (Plugin Terpasang): Semua plugin yang tersedia di instalasi OJS Anda. Plugin dapat diaktifkan melalui tombol Enable. Beberapa plugin bersifat wajib dan tidak dapat dinonaktifkan. ● Plugin Gallery (Galeri Plugin): Menyediakan plugin eksternal yang dapat diunduh dan diaktifkan, lengkap dengan informasi pembuat, deskripsi, dan kompatibilitas. Announcements (Pengumuman) Bagian ini memungkinkan Anda membuat dan menampilkan pengumuman di situs jurnal. ● Mengatur bagaimana pengumuman ditampilkan di situs [1]. ● Add Announcement Type: membuat kategori pengumuman (misalnya: News, New Issue Alert) [2]. ● Add Announcement: membuat pengumuman baru untuk ditampilkan di halaman Announcements [3]. Navigation Menus (Menu Navigasi) Bagian ini digunakan untuk mengatur menu navigasi situs, seperti menambahkan tautan baru. ● Navigation Menus: mengatur menu pengguna (User Menu) dan menu utama (Primary Menu) seperti Current, Archive, About, dll. ● Navigation Menu Items: daftar tautan yang bisa ditambahkan ke menu. Untuk menambahkan tautan baru (misalnya “Home”), gunakan Add Item. Item tersebut sekarang akan muncul di daftar Navigation Menu Items. Selanjutnya, buka Navigation Menu yang diinginkan (misalnya Primary), lalu klik panah biru untuk menampilkan opsi dan pilih Edit. Anda kemudian dapat menarik dan melepas (drag and drop) item tersebut dari Unassigned Menu Items ke Assigned Menu Items, serta menempatkannya pada posisi yang sesuai di menu. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Pengaturan Workflow (Workflow Settings)

Menu Workflow Settings digunakan untuk mengatur alur kerja editorial jurnal. Menu ini terdiri dari beberapa tab, yaitu Components, Submission, Review, Publisher Library, dan Emails. Components (Komponen) Dalam satu submission, penulis dapat mengunggah beberapa jenis file, seperti naskah utama, gambar, data penelitian, transkrip wawancara, atau dokumen pendukung lainnya. Setiap jenis file tersebut disebut sebagai component. Pada halaman ini Anda dapat: - Mengubah urutan (Order) komponen yang ditampilkan kepada penulis. - Menambahkan komponen baru melalui Add a Component, misalnya untuk file video atau jenis dokumen lainnya. - Mengembalikan pengaturan ke kondisi awal melalui Restore the Defaults. Edit Component (Edit Komponen) Untuk mengubah atau menghapus component, klik ikon panah di samping nama component, kemudian pilih Edit atau Delete. Beberapa pengaturan yang tersedia meliputi: - Name: Nama component yang akan ditampilkan kepada penulis [1]. - Options: Mengatur bagaimana file diproses dan ditampilkan oleh sistem [2]. - File Type Grouping: Menentukan kelompok jenis file, misalnya dokumen utama, gambar (artwork), atau file pendukung (supplementary files) [3]. Submission (Pengiriman Naskah) Tab Submission digunakan untuk mengatur proses pengiriman naskah oleh penulis. Pengaturan yang tersedia meliputi: - Author Guidelines: Menambahkan panduan bagi penulis yang akan ditampilkan pada situs jurnal [1]. - Submission Preparation Checklist: Membuat daftar persyaratan yang harus disetujui penulis sebelum melakukan submission. Anda dapat menambah, mengubah, menghapus, atau mengatur urutan daftar melalui menu yang tersedia [2]. - Notification of Author Submission: Menambahkan alamat email yang akan menerima notifikasi setiap kali ada submission baru. - Submission Metadata: Mengatur metadata yang digunakan pada artikel. - Jika metadata berstatus Enabled, metadata tersebut akan digunakan oleh sistem. - Jika opsi Submission Form juga diaktifkan, penulis wajib mengisi metadata tersebut saat melakukan submission. ○ Jika diaktifkan (*Enabled*), metadata tersebut digunakan dalam sistem. ○ Jika juga diaktifkan sebagai *Submission Form*, penulis wajib mengisinya saat submit. - Privacy Statement: Menambahkan atau mengubah pernyataan privasi jurnal. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Review (Proses Review) Beberapa pengaturan yang tersedia meliputi: - Default Review Deadlines: Menentukan batas waktu bagi reviewer untuk menerima atau menolak permintaan review, serta batas waktu penyelesaian proses review [1]. - Automated Email Reminders: Mengaktifkan pengiriman email pengingat otomatis kepada reviewer. Fitur ini memerlukan konfigurasi tambahan oleh Site Administrator [2]. - Review Forms: Mengelola formulir review yang digunakan oleh reviewer saat memberikan penilaian [3]. Create Review Form: Gunakan tautan Create Review Form untuk membuat formulir baru. Kembali ke halaman Review Forms, pilih panah biru di sebelah kiri nama formulir untuk menampilkan opsi Edit. Klik Edit di sebelah judul formulir review, lalu pada halaman Review Form pilih Form Items untuk mulai menambahkan pertanyaan (item) ke formulir ini. Dari halaman Form Items, pilih Create New Item. - Items adalah pertanyaan dalam formulir [1]. - Anda dapat memilih apakah pertanyaan wajib diisi dan terlihat oleh penulis [2]. - Jenis respons yang dapat dipilih meliputi [3]: ○ kotak teks satu kata ○ kotak teks satu baris ○ kotak teks panjang (untuk jawaban lebih panjang) ○ checkbox (reviewer dapat memilih beberapa jawaban) ○ radio button (hanya satu jawaban) ○ dropdown menu (hanya satu jawaban) Response Options adalah pilihan yang Anda sediakan untuk checkbox, radio button, atau dropdown menu. Contoh yang baik adalah skala Likert, di mana reviewer harus memilih satu opsi seperti: Good, Neutral, Bad [4]. Ingat untuk menekan tombol Save untuk menyimpan perubahan. Gunakan tab Preview untuk menguji formulir. 1. Blind Review: Menampilkan petunjuk agar seluruh file submission dianonimkan sebelum dikirim kepada reviewer [1]. 2. Competing Interests: Menambahkan kebijakan mengenai konflik kepentingan [2]. 3. Reviewer Competing Interest Statement: Menampilkan pernyataan yang harus disetujui reviewer terkait konflik kepentingan [3]. 4. Review Guidelines: Menambahkan panduan atau kriteria penilaian yang akan digunakan oleh reviewer [4]. 5. Review Options: Memilih metode review yang digunakan, seperti double-blind review, blind review, atau open review [5]. 6. Reviewer Access: Mengatur hak akses reviewer, termasuk opsi akses tanpa login melalui tautan khusus dan pembatasan akses file hingga tugas review diterima [6]. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Publisher Library ( Pustaka Penerbit ) Gunakan Publisher Library untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, seperti rencana pemasaran jurnal Anda, serta membagikannya dengan tim editorial Anda. Email Tab Emails digunakan untuk mengatur email yang dikirim secara otomatis oleh sistem. Signature (Tanda Tangan): Informasi pada kolom ini akan ditambahkan di bagian bawah setiap email yang dikirim oleh sistem [1]. Bounce Address (Alamat Bounce): Pemberitahuan akan dikirim ke alamat email ini jika ada email dari sistem yang gagal terkirim, misalnya ketika alamat email tujuan sudah tidak valid [2]. Prepared Email Templates (Template Email Siap Pakai): Template email yang sudah disiapkan merupakan bagian penting dari OJS. Anda dapat melihat semua template di sini, dan menggunakan tautan Edit (dengan mengklik panah biru di sebelah kiri nama template) untuk melakukan perubahan. Anda juga dapat menambahkan template email baru (Add Email Template) atau mengatur ulang semua template ke pengaturan default (Reset All Templates). Penting: Hindari mengubah variabel program yang disisipkan (apa pun yang terlihat seperti {$this}), karena variabel tersebut akan menghasilkan informasi secara otomatis. (Contohnya, {$reviewerName} akan menampilkan nama reviewer penerima di dalam email.

Pengaturan Distribusi (Distribution Settings)

Menu Distribution Settings digunakan untuk mengatur distribusi, akses, hak cipta, dan visibilitas jurnal. Menu ini terdiri dari beberapa tab, yaitu Indexing, Access, Payments, dan Permissions. Indexing (Pengindeksan) Tab Indexing digunakan untuk membantu meningkatkan visibilitas jurnal pada mesin pencari (search engine). Pengaturan yang tersedia meliputi: - Description: Menambahkan deskripsi singkat mengenai jurnal yang akan digunakan oleh mesin pencari sebagai informasi pencarian [1]. - Custom Tags: Menambahkan tag HTML khusus pada bagian header halaman jurnal, misalnya META tag untuk mengatur proses pengindeksan oleh mesin pencari [2]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Access (Akses) Tab Access digunakan untuk mengatur akses pengguna terhadap konten jurnal. Secara bawaan, OJS menggunakan model open access, sehingga seluruh artikel dapat diakses oleh semua pengguna. Anda dapat memilih salah satu opsi berikut: - Open Access: Seluruh konten jurnal dapat diakses secara bebas oleh semua pengguna. - Subscription: Konten jurnal hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki langganan. Jika opsi ini dipilih, menu Subscriptions akan tersedia untuk mengelola langganan jurnal. - Editorial Use Only: OJS hanya digunakan untuk mengelola proses editorial tanpa memublikasikan artikel kepada publik. Pilih model akses yang sesuai dengan kebijakan jurnal Anda, kemudian klik Save. Payment (Pembayaran) Tab Payments digunakan untuk mengaktifkan dan mengatur sistem pembayaran pada OJS. Pengaturan yang tersedia meliputi: - General Options: Mengaktifkan fitur pembayaran pada jurnal [1]. - Currency: Menentukan mata uang yang digunakan sebagai mata uang utama, misalnya US Dollar, Euro, atau mata uang lainnya [2]. - Payment Method: Memilih metode pembayaran yang akan digunakan, misalnya PayPal atau metode lain yang tersedia [3]. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save. Permissions (Izin) Bagian ini membahas isu-isu hak cipta (copyright) untuk jurnal Anda. Tab Permissions digunakan untuk mengatur hak cipta (copyright) dan lisensi artikel yang diterbitkan oleh jurnal. Pengaturan yang tersedia meliputi: - Copyright Notice: Menambahkan pernyataan hak cipta yang akan ditampilkan pada situs jurnal. - Require Author Agreement: Mengharuskan penulis menyetujui pernyataan hak cipta sebelum melakukan submission. - Base New Article's Copyright Year On: Menentukan dasar tahun hak cipta artikel, apakah berdasarkan edisi (issue-based) atau berdasarkan tanggal publikasi artikel (article-based). - Copyright Holder: Menentukan pihak yang menjadi pemegang hak cipta atas artikel yang diterbitkan. Pada jurnal open access, hak cipta umumnya tetap dimiliki oleh penulis. - License: Memilih jenis lisensi yang digunakan oleh jurnal. Salah satu lisensi yang umum digunakan adalah Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0) karena memungkinkan artikel dibagikan dan digunakan kembali dengan tetap mencantumkan atribusi kepada penulis. - Reset Article Permissions: Mengatur ulang hak cipta dan lisensi seluruh artikel yang telah diterbitkan apabila kebijakan lisensi jurnal berubah di kemudian hari. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Save.