OJS - Akun Pengguna (User Accounts)

Gambaran Umum (Overview)

OJS menggunakan sistem peran (roles) yang komprehensif untuk membagi pekerjaan di antara para pengguna, menetapkan alur kerja (workflow), serta membatasi akses ke berbagai bagian dalam sistem sesuai dengan peran masing-masing. Karena satu instalasi OJS dapat menampung beberapa jurnal, pengguna dapat didaftarkan ke dalam berbagai peran pada lebih dari satu jurnal. Sebagai contoh, seseorang dapat menjadi editor sekaligus penulis pada jurnal yang sama. Selain itu, orang tersebut juga dapat berperan hanya sebagai penulis pada satu jurnal, reviewer (penelaah) pada jurnal lain, dan editor pada jurnal yang berbeda. Ketika seorang pengguna masuk (login) ke dalam sistem, mereka akan diarahkan ke Dashboard. Dari halaman ini, mereka dapat melihat semua fungsi sistem yang dapat diakses sesuai dengan perannya. Sebagai contoh, seorang Reviewer hanya akan melihat naskah (submission) yang ditugaskan kepadanya untuk ditelaah, sedangkan seorang Editor akan melihat seluruh naskah yang berada dalam alur kerja editorial (editorial workflow).

Peran Roles dalam OJS ( Roles in OJS )

Alur kerja (workflow) OJS 3.x berpusat pada berbagai peran (roles) yang dimiliki oleh pengguna. Setiap peran memiliki akses ke bagian alur kerja yang berbeda, serta memiliki hak akses, izin, dan tanggung jawab yang berbeda pula. Peran utama dalam OJS meliputi: - Administrator Situs (Site Administrator) - Manajer Jurnal (Journal Manager) - Editor - Editor Bagian (Section Editor) - Penulis (Author) - Reviewer (Penelaah) - Copyeditor (Penyunting Naskah) - Layout Editor (Penyunting Tata Letak) - Proofreader (Pemeriksa Akhir) - Reader (Pembaca) OJS 3.x juga menyediakan peran tambahan seperti Translator (Penerjemah) dan Designer (Perancang). Selain itu, pengguna dapat membuat peran baru atau mengubah nama peran yang sudah ada. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 7: Users and Roles. Administrator Situs (Site Administrator) Akun Administrator Situs dibuat saat proses instalasi OJS. Berbeda dengan peran lainnya, hanya dapat ada satu Administrator Situs dalam satu instalasi OJS. Administrator Situs bertanggung jawab untuk: - Mengelola instalasi OJS secara keseluruhan dan mengonfigurasi pengaturan situs. - Menambahkan berkas bahasa (language files). - Membuat jurnal baru pada instalasi OJS. - Memastikan konfigurasi server telah benar. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 4: Site Administration. Manajer Jurnal (Journal Manager) Manajer Jurnal bertanggung jawab untuk: - Menyiapkan situs web jurnal. - Mengonfigurasi opsi sistem. - Mengelola akun pengguna. - Mendaftarkan Editor, Section Editor, Copyeditor, Layout Editor, Proofreader, Author, dan Reviewer. - Membuat bagian (Sections) baru pada jurnal. - Menyiapkan formulir penelaahan (Review Forms). - Mengedit email bawaan sistem. - Melihat statistik dan laporan. - Mengimpor dan mengekspor data. - Mengakses alur kerja editorial dan seluruh naskah yang dikirimkan. Tugas ini tidak memerlukan kemampuan teknis tingkat lanjut, tetapi lebih banyak melibatkan pengisian formulir berbasis web dan pengunggahan berkas. Penting: Meskipun Manajer Jurnal merupakan peran khusus untuk sebuah jurnal, pada umumnya mereka dianggap sebagai pengguna tepercaya di tingkat sistem karena memiliki kemampuan untuk mengambil alih identitas pengguna lain yang mungkin juga terdaftar pada jurnal lain. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 5: Settings. Penulis (Author) Penulis dapat mengirimkan naskah langsung melalui situs web jurnal. Penulis diminta untuk: - Mengunggah berkas naskah. - Mengisi metadata atau informasi pengindeksan. Metadata membantu meningkatkan kemampuan pencarian artikel secara online dan mempermudah proses pengindeksan jurnal. Penulis juga dapat mengunggah beberapa berkas tambahan, seperti: - Dataset penelitian. - Instrumen penelitian. - Dokumen sumber. Berkas-berkas tersebut dapat memperkaya publikasi sekaligus mendukung penelitian yang lebih terbuka dan berkualitas. Penulis dapat memantau perkembangan naskah mulai dari proses review hingga proses editorial, serta ikut berpartisipasi dalam proses copyediting dan proofreading terhadap naskah yang telah diterima untuk diterbitkan melalui akun mereka di situs jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 9: Authoring. Editor Editor mengawasi seluruh proses penelaahan (review), penyuntingan (editing), dan penerbitan (publishing). Bersama Manajer Jurnal, Editor biasanya menetapkan kebijakan dan prosedur jurnal. Dalam proses editorial, Editor: - Menugaskan naskah kepada Section Editor. - Mengawasi proses review dan editing. - Memantau perkembangan naskah. - Membantu menyelesaikan kendala selama proses editorial. Setelah proses review selesai, Editor biasanya mengawasi proses editing, yang meliputi: - Copyediting. - Produksi. - Proofreading. Namun, pada beberapa jurnal, tanggung jawab tersebut tetap berada pada Section Editor. Selain itu, Editor juga: - Membuat edisi jurnal. - Menjadwalkan artikel untuk diterbitkan. - Menyusun daftar isi (Table of Contents). - Menerbitkan edisi jurnal. - Mengembalikan naskah yang telah diarsipkan ke daftar aktif apabila diperlukan. Editor juga memiliki akses ke: - Pengaturan jurnal. - Pengguna dan peran. - Berbagai alat (tools) sistem. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Section Editor (Editor Bagian) Section Editor mengelola proses review dan editing terhadap naskah yang ditugaskan kepadanya. Pada beberapa jurnal, Section Editor juga bertanggung jawab atas seluruh proses setelah naskah diterima, yaitu: - Copyediting. - Produksi. - Proofreading. Namun, pada jurnal lain, Section Editor hanya menangani proses review, sedangkan proses editing selanjutnya dikelola oleh Editor. Pembagian tugas ini bergantung pada kebijakan masing-masing jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Reviewer (Penelaah) Reviewer dipilih oleh Editor atau Section Editor untuk menelaah suatu naskah. Reviewer bertugas: - Memberikan hasil penelaahan melalui situs jurnal. - Mengunggah lampiran jika diperlukan untuk Editor maupun Penulis. Pada beberapa jurnal, kinerja Reviewer dapat dinilai oleh Section Editor sesuai kebijakan jurnal. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 11: Reviewing. Copyeditor (Penyunting Naskah) Copyeditor bertugas: - Memperbaiki tata bahasa dan kejelasan isi naskah. - Bekerja sama dengan penulis untuk memastikan semua persyaratan telah dipenuhi. - Memastikan naskah sesuai dengan gaya penulisan dan format sitasi jurnal. - Menghasilkan naskah yang siap diproses oleh Layout Editor atau Production Assistant menjadi file publikasi (galley). Pada beberapa jurnal, tugas ini juga dilakukan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Layout Editor (Penyunting Tata Letak) Layout Editor mengubah naskah hasil copyediting menjadi format publikasi seperti: - HTML - PDF - XML - dan format lainnya yang digunakan jurnal. Penting: Saat ini OJS belum menyediakan perangkat lunak untuk mengubah dokumen secara otomatis menjadi format galley. Oleh karena itu, Layout Editor harus menggunakan perangkat lunak pihak ketiga untuk membuat file publikasi. Pada beberapa jurnal, peran ini juga dijalankan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Proofreader (Pemeriksa Akhir) Proofreader memeriksa file publikasi (galley) secara teliti sebelum diterbitkan. Tugasnya meliputi: - Memeriksa kesalahan pengetikan. - Memeriksa kesalahan format. - Melaporkan kesalahan kepada Layout Editor agar diperbaiki. Penulis juga ikut melakukan pemeriksaan akhir terhadap naskah. Pada beberapa jurnal, tugas ini dilakukan oleh Editor atau Section Editor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bab 10: Editorial Workflow. Reader (Pembaca) Reader merupakan peran yang paling sederhana dalam OJS dan memiliki hak akses yang paling terbatas. Pembaca akan menerima email pemberitahuan setiap kali jurnal menerbitkan edisi baru. Email tersebut berisi Daftar Isi (Table of Contents) dari edisi yang baru diterbitkan sehingga pembaca dapat mengetahui artikel-artikel terbaru yang tersedia

Mendaftar pada Jurnal (Registering with a Journal)

Pengunjung jurnal yang belum memiliki akun umumnya dapat mendaftar sebagai Pembaca (Reader), Penulis (Author), dan/atau Reviewer (Penelaah). Manajer Jurnal (Journal Manager) dapat menonaktifkan fitur pendaftaran mandiri (self-registration) bagi pengunjung. Jika fitur tersebut dinonaktifkan, akan muncul pemberitahuan bahwa pendaftaran sedang ditutup (lihat Journal Settings). Namun, Manajer Jurnal tetap dapat mendaftarkan pengguna kapan saja dan menetapkan peran apa pun sesuai kebutuhan. Untuk mendaftar pada jurnal, klik tautan Register yang terdapat di pojok kanan atas halaman. Langkah tersebut akan membuka Formulir Pendaftaran (Registration Form) yang harus diisi dengan informasi yang diperlukan. Semua kolom yang diberi tanda bintang (*) wajib diisi, yaitu: - Nama Depan (First Name) - Nama Belakang (Last Name) - Afiliasi (Affiliation) - Negara (Country) - Email - Nama Pengguna (Username) - Kata Sandi (Password) - Konfirmasi Kata Sandi (Repeat Password) Apabila jurnal menggunakan lebih dari satu bahasa (multibahasa), Anda juga harus memilih bahasa yang akan digunakan sebagai bahasa utama (preferred language). Setelah proses pendaftaran selesai, Anda akan secara otomatis terdaftar sebagai Pembaca (Reader) dan Penulis (Author). Sesuai dengan ketentuan General Data Protection Regulation (GDPR), formulir pendaftaran pada OJS 3.x mengharuskan pengguna untuk: - Menyetujui kebijakan privasi (Privacy Policy). - Memberikan persetujuan apabila ingin berlangganan buletin (newsletter) saat proses pendaftaran. Selain itu, Anda juga diberikan pilihan untuk mendaftar sebagai Reviewer (Penelaah). Penting: Anda tidak dapat mendaftarkan diri sendiri untuk memperoleh peran editorial, seperti: - Editor - Section Editor (Editor Bagian) - Copyeditor (Penyunting Naskah) - Layout Editor (Penyunting Tata Letak) - Proofreader (Pemeriksa Akhir) - Journal Manager (Manajer Jurnal) Apabila Anda memerlukan salah satu peran tersebut, Anda harus menghubungi Journal Manager atau Site Administrator yang mengelola jurnal agar dapat didaftarkan dan diberikan hak akses sesuai peran yang dibutuhkan.

Melihat dan Mengubah Profil (Viewing and Changing Profile)

Untuk melihat dan mengubah profil, masuk (login) ke sistem terlebih dahulu, kemudian klik nama pengguna (Username) yang berada di pojok kanan atas halaman. Setelah itu, pilih menu View Profile (Lihat Profil). Melalui halaman View Profile, Anda dapat memperbarui informasi profil dengan memilih tab yang tersedia. Beberapa informasi yang dapat diubah meliputi: ●      Data pribadi (Personal Details). ●      Informasi kontak (Contact Information). ●      Peran pengguna (Roles). ●      Foto atau gambar profil (Personal Image), yang pada beberapa jurnal dapat ditampilkan bersama artikel yang diterbitkan atau pada daftar editor. ●      Pengaturan notifikasi (Notification Settings). ●      Kata sandi (Password). Dengan demikian, pengguna dapat mengelola informasi akun sesuai kebutuhan tanpa harus meminta bantuan administrator. Penting: Setiap pengguna dapat mengatur sendiri notifikasi yang diterimanya melalui halaman profil. Pada tab Notifications (Notifikasi), pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan jenis notifikasi tertentu sesuai dengan preferensinya

Mengatur Ulang Kata Sandi (Resetting Your Password)

Anda dapat mengubah atau mengatur ulang kata sandi akun dengan langkah-langkah berikut: 1. Masuk (login) ke sistem jurnal menggunakan akun Anda. 2. Klik nama pengguna (Username) yang berada di pojok kanan atas halaman. 3. Pilih menu View Profile (Lihat Profil). 4. Buka tab Password (Kata Sandi). 5. Masukkan kata sandi saat ini (Current Password). 6. Masukkan kata sandi baru (New Password). 7. Masukkan kembali kata sandi baru pada kolom konfirmasi (Repeat/New Password). 8. Klik tombol Save (Simpan). Setelah proses penyimpanan berhasil, kata sandi akun Anda akan berubah dan dapat digunakan untuk login pada kesempatan berikutnya

Lupa Kata Sandi (Forgetting Your Password)

Jika Anda lupa kata sandi, Anda dapat dengan mudah mengaturnya kembali dengan langkah-langkah berikut: 1. Buka halaman login pada sistem jurnal. 2. Klik tautan “Forgot your password” (Lupa kata sandi). 3. Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan ulang kata sandi (password reset page). 4. Masukkan alamat email pengguna Anda untuk meminta reset kata sandi. 5. Sistem OJS 3.x akan mengirimkan tautan konfirmasi permintaan kata sandi ke email Anda. 6. Dengan mengklik tautan tersebut, sistem akan membuat kata sandi baru secara otomatis dan mengirimkannya ke email Anda. 7. Gunakan kata sandi baru tersebut untuk login. 8. Setelah masuk, Anda akan diarahkan ke halaman untuk mengganti kata sandi, lalu Anda dapat memilih kata sandi baru yang diinginkan. Dengan cara ini, Anda dapat kembali mengakses akun meskipun lupa kata sandi sebelumnya