OJS - Alur Kerja Editorial (Editorial Workflow)

Gambaran Umum (Overview)

Pada bab ini, Anda akan mempelajari alur submission naskah mulai dari proses pengiriman hingga artikel dipublikasikan. Proses editorial di OJS terdiri dari empat tahap utama, yaitu Submission, Review, Copyediting, dan Production. Submission Tahap Submission merupakan tahap awal setelah penulis mengirimkan naskah. Pada tahap ini, editor akan melakukan pemeriksaan awal terhadap naskah dan menugaskannya kepada Section Editor. Naskah akan dievaluasi untuk menentukan apakah memenuhi ruang lingkup, kebijakan, dan persyaratan jurnal. Apabila naskah tidak memenuhi kriteria tersebut, proses editorial akan dihentikan pada tahap ini. Sebaliknya, jika memenuhi persyaratan, naskah akan dilanjutkan ke tahap Review. Review Tahap Review merupakan proses peer review, yaitu penilaian naskah oleh reviewer. Selama proses ini, penulis dapat diminta melakukan revisi berdasarkan masukan dari reviewer maupun editor. Naskah yang tidak memenuhi standar penilaian dapat ditolak pada tahap ini. Apabila naskah dinyatakan diterima, proses akan dilanjutkan ke tahap Copyediting. Copyediting Tahap Copyediting dilakukan setelah naskah diterima. Pada tahap ini, copyeditor melakukan penyuntingan terhadap bahasa, tata tulis, format, dan konsistensi isi naskah. Dalam beberapa kasus, penulis akan diminta untuk meninjau hasil penyuntingan sebelum proses dilanjutkan. Production Tahap Production merupakan tahap akhir sebelum artikel dipublikasikan. Pada tahap ini, naskah yang telah selesai melalui proses Copyediting akan diubah menjadi file galley dalam berbagai format, seperti PDF, HTML, XML, atau format lainnya. Penulis akan diminta melakukan proofreading untuk memastikan tidak ada kesalahan pada file galley. Setelah seluruh proses selesai dan telah disetujui oleh pihak terkait, artikel akan dijadwalkan untuk diterbitkan pada edisi jurnal yang akan datang.

Tugas (Tasks)

Menu Your Tasks dapat diakses melalui panel navigasi di sebelah kiri pada halaman Dashboard. Menu ini menampilkan daftar tugas yang perlu Anda selesaikan selama proses editorial. Angka yang muncul di samping menu menunjukkan jumlah tugas yang sedang menunggu tindakan. Pada contoh gambar di bawah, angka 4 menunjukkan bahwa terdapat empat tugas yang harus diselesaikan. Tasks memberikan tampilan singkat mengenai berbagai tugas yang memerlukan perhatian Anda. Entri yang ditampilkan dengan huruf tebal (bold) merupakan tugas yang belum dibaca, sedangkan entri yang tidak dicetak tebal menunjukkan bahwa tugas tersebut sudah dibaca. Gunakan kotak centang (checkbox) untuk memilih tugas yang ingin dihapus. Setelah memilih tugas, klik tautan Delete yang tersedia di bagian bawah daftar untuk menghapusnya.

Submissions (Pengajuan Naskah)

Submissions (Pengajuan Naskah) Ketika seorang penulis mengirimkan naskah baru ke jurnal Anda, editor akan secara otomatis menerima email pemberitahuan. Saat Anda masuk ke Dashboard, Anda dapat menemukan naskah tersebut melalui Tasks atau melalui salah satu antrian (My Queue, Active, dan Archives). My Queue (Antrian Saya) Halaman ini terbagi menjadi 3 bagian: - Unassigned : Panel ini berisi submission yang ditambahkan ke bagian (section) yang belum memiliki Section Editor. - My Assigned: Panel ini berisi submission yang ditugaskan pada bagian di mana Anda berperan sebagai Section Editor. - My Authored: Panel ini berisi submission yang Anda tulis sendiri dan seharusnya ditangani oleh editor lain. Fitur pencarian (Search) pada setiap queue dapat membantu dalam menemukan submission tertentu. Active (Aktif) Bagian ini berisi daftar semua submission tanpa dikelompokkan ke dalam antrian tertentu. Archived (Arsip) Bagian ini berisi daftar submission yang telah ditolak atau sudah diterbitkan oleh jurnal. Contoh Submission ( Our Submission ) Pada contoh ini, kita mencari submission berjudul Test Article #4 dari Chekov. Naskah tersebut dapat ditemukan di antrian Unassigned, serta di bagian bawah Active queue. Setelah menemukan submission tersebut, Anda dapat menggunakan panah biru untuk menampilkan opsi seperti Delete atau More Information. - Delete: Menghapus submission - More Information: Menampilkan riwayat submission Submission Record (Catatan Submission) Untuk melihat detail submission, pilih tautan Submission di sebelah kanan judul. Anda akan diarahkan ke halaman detail submission. Dari halaman ini, Anda dapat melihat: - Submission Files: Panel ini menampilkan file yang telah dikirimkan. Pada contoh ini hanya ada satu file, namun bisa saja terdapat beberapa file. - Pre-Review Discussions: Panel ini digunakan untuk komunikasi antara editor dengan penulis atau tim editorial lainnya, misalnya untuk meminta informasi tambahan atau menugaskan Section Editor. - Participants: Panel ini menampilkan daftar semua pihak yang terlibat dalam submission. Saat ini hanya ada penulis, namun editor dan Section Editor akan muncul di sini setelah ditambahkan. Pada bilah biru di bagian atas, Anda dapat melihat: Metadata: Untuk melihat dan mengedit metadata submission. Tab Identifier juga digunakan untuk melihat atau menambahkan identitas unik. Editorial History: Untuk melihat riwayat dan catatan editorial dari submission. Tab Notes digunakan untuk melihat atau menambahkan catatan editorial. Submission Library: Untuk menambahkan dokumen terkait ke dalam perpustakaan submission. Menugaskan Submission (Assigning the Submission) Untuk melanjutkan proses, langkah berikutnya adalah menugaskan editor atau section editor. Pilih tautan Add pada panel Participants. Anda dapat mencari pengguna berdasarkan peran, memilih individu, lalu mengirim pesan untuk meminta mereka menangani submission tersebut. Klik OK untuk menyimpan penugasan dan mengirim pesan. Setelah itu, Section Editor akan muncul di daftar Participants, dan beberapa tombol aksi baru akan tersedia: - Send to Review: Mengirim submission ke tahap review - Send to Copyediting: Melewati tahap review dan langsung ke copyediting - Decline Submission: Menolak submission dan mengarsipkannya Editor juga dapat menugaskan dirinya sendiri pada submission. Section Editor Setelah Section Editor ditugaskan, ia dapat masuk ke Dashboard dan melihat submission di bagian bawah My Assigned queue. Dengan mengklik tautan submission, ia dapat membuka detail lengkap submission. Perhatikan adanya Pre-Review Discussion, yaitu undangan dari editor sebelumnya, serta nama Section Editor yang sudah muncul di daftar Participants. Menerima Penugasan (Accepting the Assignment) Tidak wajib, tetapi Section Editor dapat membalas Pre-Review Discussion untuk memberi tahu editor bahwa ia akan menangani tugas tersebut. Berkomunikasi dengan Penulis (Communicating with the Author) Jika Section Editor memiliki pertanyaan, ia dapat menggunakan Pre-Review Discussions untuk berkomunikasi dengan penulis. Mengirim ke Review (Sending to Review) Setelah Section Editor yakin bahwa naskah sesuai untuk jurnal, ia dapat memilih tombol Send to Review untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Pastikan file yang akan direview tetap dicentang (checked off).

Review (Peninjauan)

Ketika naskah memasuki tahap Review, akan muncul notifikasi bahwa Reviewer perlu ditugaskan. Dari panel Reviewers, Anda dapat memilih Add Reviewer untuk menugaskan Reviewer baru. Ini akan membuka jendela baru, di mana daftar Reviewer ditampilkan dan dapat dipilih satu per satu. Perhatikan detail yang ditampilkan mengenai Reviewer, termasuk minat (interests), riwayat penugasan, dan lainnya. Di bagian bawah formulir ini, Anda akan melihat beberapa opsi: Select Reviewer: Digunakan untuk mengonfirmasi pilihan setelah Anda memilih Reviewer dari daftar. Create New Reviewer: Jika tidak ada Reviewer yang sesuai, Anda dapat membuat akun Reviewer baru dalam sistem. Enroll Existing User: Jika tidak ada Reviewer yang sesuai, Anda dapat mendaftarkan pengguna yang sudah ada sebagai Reviewer. Untuk contoh ini, kita memilih Scotty sebagai Reviewer, lalu klik tombol Select Reviewer. Ini akan membuka jendela baru berisi pesan untuk Reviewer. Anda dapat mengubah teks pesan yang sudah disiapkan. Di bagian bawah formulir, terdapat detail tambahan yang dikirim ke Reviewer, termasuk judul, abstrak, tanggal penting, dan tautan ke file yang akan direview. Klik tombol Add Reviewer untuk mengirim pesan dan menugaskan Reviewer tersebut. Kembali ke tahap Review, Reviewer yang dipilih sekarang sudah muncul dalam daftar. Anda dapat melakukan perubahan tambahan menggunakan ikon panah biru di sebelah nama Reviewer. Review Details: Menampilkan detail review. Email Reviewer: Mengirim pesan ke Reviewer. Edit Review: Mengubah tanggal review dan file. Unassign Reviewer: Membatalkan penugasan Reviewer. History: Menampilkan riwayat singkat review. Pada tahap ini, Anda dapat menambahkan Reviewer lain dan menunggu hasil rekomendasi mereka. Menanggapi Review (Responding to Reviews) Setelah Reviewer menyelesaikan pekerjaannya, Section Editor dapat melihat hasilnya di Dashboard. Di sana akan muncul notifikasi bahwa review baru telah masuk dan apakah semua review sudah lengkap. Gunakan tautan Read Review pada panel Reviewers untuk membaca komentar Reviewer, termasuk komentar untuk Author & Editor maupun Editor saja. Pilih Confirm di bagian bawah layar. Pada panel Reviewers, akan muncul tautan Thank Reviewer. Pilih tautan tersebut untuk mengucapkan terima kasih kepada Reviewer. Klik tombol Thank Reviewer untuk mengirim pesan. Pengambilan Keputusan (Making the Decision) Berdasarkan rekomendasi Reviewer, Anda dapat menggunakan tombol aksi untuk membuat keputusan Request Revisions: Penulis diminta melakukan revisi kecil, tanpa perlu review ulang. Resubmit for Review: Penulis diminta melakukan revisi besar dan akan dilakukan review ulang. Send to Copyediting: Naskah diterima tanpa revisi dan lanjut ke tahap Copyediting. Decline Submission: Naskah ditolak dan dipindahkan ke arsip. Membuat Keputusan (Making the Decision) Dalam contoh ini, kita meminta penulis melakukan revisi kecil sebelum diterima. Pilih tombol Request Revisions. Akan muncul jendela pesan baru yang dapat diedit sebelum dikirim. Gunakan tombol Add Reviews untuk memasukkan komentar Reviewer dari bagian Editor dan Author. Komentar yang berada di bagian Editor only tidak akan ditampilkan. Jika ada lampiran seperti file anotasi dari Reviewer, Anda dapat menambahkannya di sini (selama sudah dianonimkan). Klik Record Editorial Decision untuk mengirim pesan. Selanjutnya, Anda harus menunggu penulis mengirimkan revisi. Respon Penulis (Author Responds) Setelah penulis mengirim revisi, Anda akan menerima pesan (melalui email dan panel Review Discussions). File revisi juga akan muncul di panel Revisions. Pada tahap ini, Anda dapat mengunduh file revisi, memeriksa kelayakannya, dan berkomunikasi dengan penulis melalui panel Review Discussions. Dalam contoh ini, kita akan memberi tahu penulis bahwa revisi diterima. Klik judul diskusi untuk membuka kotak pesan. Gunakan tombol Add Message untuk membalas. Alternatif lain adalah meminta revisi tambahan, tetapi pada tahap ini kita melanjutkan proses. Pindah ke Copyediting (Moving to Copyediting) Naskah sekarang siap dipindahkan ke tahap Copyediting. Gunakan tombol biru Send to Copyediting. Akan terbuka jendela baru. Klik tombol Record Editorial Decision di bagian bawah jendela. Naskah kemudian secara otomatis dipindahkan ke tahap Copyediting

Copyediting (Penyuntingan Naskah)

Memberi Tahu Editor Ketika sebuah submission telah disetujui pada tahap Review, naskah tersebut akan otomatis berpindah ke tahap Copyediting. Menambahkan Copyeditor (Adding a Copyeditor) Saat submission memasuki tahap Copyediting, akan muncul notifikasi bahwa Copyeditor perlu ditugaskan. Copyeditor dapat ditambahkan melalui tautan Add pada panel Participants. Ini akan membuka jendela baru. Anda dapat menggunakan menu dropdown peran untuk memilih Copyeditor, kemudian klik tombol Search. Semua Copyeditor yang tersedia akan ditampilkan. Pilih salah satu Copyeditor untuk naskah ini. Pilih pesan yang telah disiapkan. Lakukan perubahan jika diperlukan pada pesan tersebut. Klik Send. Sekarang Anda dapat melihat bahwa ada notifikasi baru bahwa naskah sedang menunggu proses copyediting, Copyeditor sudah ditambahkan ke daftar Participants, dan permintaan juga terlihat pada panel Copyediting Discussions. Selanjutnya, Anda tinggal menunggu Copyeditor menyelesaikan pekerjaannya. Copyeditor Copyeditor akan menerima email dari Section Editor yang memintanya untuk menangani submission. Untuk memulai, ia harus login dan menemukan naskah melalui Dashboard. Kemudian, ia dapat mengklik tautan Copyediting di samping judul naskah. Ini akan langsung membawa ke tahap Copyediting untuk submission tersebut. Dari sini, Copyeditor dapat melihat Draft Files, yaitu file yang perlu disunting. Dengan mengklik judul file, file akan diunduh ke komputer. Di luar OJS, Copyeditor akan melakukan proses penyuntingan. Untuk memeriksa metadata naskah, gunakan tautan Metadata pada bilah biru di bagian atas. Ini mencakup pengecekan judul artikel, abstrak, nama penulis, kata kunci, dan lainnya. Jika ada perubahan, klik tombol Save sebelum menutup jendela tersebut. Konsultasi dengan Penulis ( Consult with the Author) Setelah selesai melakukan copyediting, Copyeditor akan mengirimkan hasilnya kepada penulis dengan menambahkan diskusi baru melalui panel Copyediting Discussions menggunakan tautan Add Discussion. Pada jendela Add Discussion, Copyeditor harus memilih Author, menambahkan subjek dan pesan. Di bagian bawah jendela, Copyeditor harus mengunggah file hasil copyediting. Untuk itu, gunakan tautan Upload File. Ini akan membuka jendela baru untuk memilih Article Component (misalnya teks artikel) dan mengunggah file. Klik Continue untuk melanjutkan. Pada langkah berikutnya, nama file dapat diedit jika diperlukan. Selanjutnya, Anda dapat mengunggah file tambahan atau klik Complete. Kembali ke jendela sebelumnya, file yang dilampirkan kini sudah terlihat. Klik OK untuk mengirim pesan kepada penulis. Pesan tersebut sekarang akan muncul di Copyediting Discussions. Selanjutnya, Copyeditor menunggu respons dari penulis. Respons Penulis (Author Responds) Setelah penulis merespons, Copyeditor dapat meninjau masukan tersebut melalui balasan pada diskusi. Dari sini, dapat terlihat bahwa tidak ada perubahan lebih lanjut yang diperlukan. File Copyediting Final ( The Final Copyedited File) Sekarang Copyeditor dapat mengunggah versi final hasil copyediting pada panel Copyedited di bagian bawah layar. Gunakan tautan Upload/Select Files untuk mengunggah versi final. Penting untuk dicatat bahwa terdapat beberapa pilihan 1. Mengunggah file baru (misalnya jika ada perubahan terbaru setelah dikirim ke penulis) 2. Memilih versi asli penulis (jarang digunakan) 3. Memilih versi Copyeditor (versi yang telah dikirim ke penulis jika tidak ada perubahan tambahan) Untuk contoh ini, pilih versi Copyeditor dengan mencentang file tersebut di sebelah kiri. Klik OK. File kini muncul di panel Copyedited, menandakan bahwa ini adalah versi final yang siap masuk ke tahap Production. Memberi Tahu Section Editor (Inform the Section Editor) Langkah terakhir adalah memberi tahu Section Editor bahwa proses copyediting telah selesai. Untuk itu, buat diskusi baru di Copyediting Discussions dengan mengklik Add Discussion. Tambahkan Section Editor, subjek, dan pesan. Klik OK untuk mengirim pesan. Kembali ke tahap Copyediting, pesan tersebut sekarang terlihat. Pekerjaan Copyeditor kini selesai. Pindah ke Production (Moving to Production) Section Editor akan menerima email bahwa proses copyediting telah selesai, serta melihat notifikasi pada bagian diskusi. File hasil copyediting final dapat diunduh dan diperiksa dari panel Copyedited. Pada tahap ini, Section Editor dapat berkomunikasi kembali dengan Copyeditor, atau jika sudah puas, melanjutkan ke tahap Production. Untuk melanjutkan, klik tombol biru Send to Production. Ini akan mengirimkan pemberitahuan resmi kepada penulis bahwa naskah akan masuk ke tahap berikutnya. Perhatikan bahwa file yang sesuai dari panel Copyedited akan otomatis dipindahkan ke Production. Klik Record Editorial Decision untuk melanjutkan. Tahap Copyediting kini selesai

Production (Produksi)

Dengan selesainya tahap Copyediting, naskah sekarang berpindah ke tahap Production. Pada tahap ini, file hasil copyedit (sering berupa file Microsoft Word) akan dikonversi menjadi format yang siap dipublikasikan (misalnya PDF, HTML) dan kemudian diperiksa (proofreading) sebelum diterbitkan. Untuk mulai bekerja di tahap Production, Section Editor harus masuk (login) ke sistem dan memilih naskah dari Dashboard. Memilih tautan Production akan membuka halaman detail submission. Anda akan melihat bahwa file hasil copyediting kini tersedia pada panel Production Ready Files. Sebuah banner notifikasi juga menunjukkan bahwa Anda harus menugaskan seseorang untuk membuat file galley (misalnya PDF, HTML, dll.) dari file siap produksi tersebut. Hal ini dapat berbeda di setiap jurnal — bisa saja ada Layout Editor atau Production Assistant yang bertugas melakukan pekerjaan ini. Untuk melakukan penugasan, gunakan tautan Add pada daftar Participants. Ini akan membuka jendela baru. Gunakan pemilih peran dan tombol pencarian untuk menemukan pengguna yang sesuai, pilih satu orang, pilih pesan yang telah disiapkan, lalu klik OK untuk mengirim. Pengguna tersebut kini telah menerima notifikasi melalui email dan juga di Dashboard mereka. Perhatikan bahwa notifikasi sekarang menunjukkan bahwa naskah berstatus “Awaiting Galleys”. Anda dapat melihat Layout Editor pada daftar Participants, dan Anda juga dapat melihat pemberitahuan permintaan pada panel Production Discussions. Anda sekarang dapat menunggu Layout Editor menyelesaikan tugasnya. Layout Editor (Penyunting Tata Letak) Sebagai Layout Editor, Anda akan menerima pesan yang mengundang Anda untuk membuat galley dari naskah tersebut. Untuk memulai, masuk ke sistem dan buka Dashboard. Dari sini, temukan naskah dan pilih tautan Production. Ini akan membawa Anda ke halaman detail submission. Dari panel Production Ready Files, unduh file ke komputer Anda dan kerjakan di luar OJS untuk mengubahnya menjadi format yang sesuai dengan jurnal (misalnya HTML, PDF, dll.). Catatan: PKP sedang mengembangkan proyek untuk mengotomatiskan konversi dokumen Microsoft Word ke berbagai format lain seperti XML, HTML, PDF, EPUB, dan lainnya. Perkembangan ini dapat diikuti melalui blog resmi PKP. Menghubungi Penulis (Contact the Author) Selanjutnya, Anda perlu mengirimkan file PDF kepada penulis untuk ditinjau terakhir kali (final check). Untuk melakukannya, gunakan tautan Add Discussion pada panel Production Discussion. Ini akan membuka jendela baru Pastikan untuk menambahkan penulis di bagian atas jendela, lalu isi subjek dan pesan. Sebelum mengirim, lampirkan file PDF menggunakan tautan Upload File agar dapat diakses oleh penulis. Pilih Article Component yang sesuai, lalu unggah file PDF. Klik Continue. Jika perlu, Anda dapat mengganti nama file pada langkah berikutnya. Anda juga dapat mengunggah file tambahan jika diperlukan. Setelah selesai, klik Complete. File sekarang sudah terlampir dan Anda dapat mengirim pesan menggunakan tombol OK. Penulis kini telah diberi notifikasi dan Anda tinggal menunggu responsnya. Respons Penulis (Author Response) Setelah penulis meninjau galley dan memberikan respons, Anda akan menerima notifikasi email dan juga melihat balasan di Production Discussions. Menambahkan Galley (Add Galleys) Setelah penulis melakukan proofreading, Anda dapat melakukan perubahan terakhir dan mengunggah file ke panel Galleys. Gunakan tautan Add Galley, yang akan membuka jendela baru. Tambahkan label yang sesuai (misalnya PDF, HTML, dll.), lalu klik Save. Pilih komponen artikel yang sesuai (misalnya teks artikel) dan unggah file galley. Klik Continue. Jika perlu, ubah nama file. Klik Continue. Jika ada file lain, unggah sekarang. Jika tidak, klik Complete. Sekarang galley akan terlihat di panel Galley. Anda dapat mengubahnya dengan mengklik panah biru di sebelah kiri label galley, yang menyediakan opsi untuk mengedit, mengganti file, atau menghapus. Memberi Tahu Section Editor (Inform the Section Editor) Terakhir, Anda perlu memberi tahu Section Editor bahwa galley telah selesai. Gunakan panel Production Discussion dan pilih Add Discussion. Tambahkan Section Editor di bagian atas, lalu isi subjek dan pesan. Klik OK untuk mengirim. Diskusi sekarang akan terlihat di sistem. Section Editor Memberi Tahu Editor (Section Editor Informs Editor) Pada tahap ini, Section Editor menerima notifikasi dari Layout Editor dan meninjau file galley. Ia dapat meminta revisi tambahan melalui Production Discussions, atau memberi tahu Editor bahwa galley sudah siap dipublikasikan. Untuk memberi tahu Editor, gunakan kembali Add Discussion pada panel Production Discussion. Penjadwalan Publikasi (Scheduling for Publication) Setelah menerima notifikasi bahwa galley telah selesai, Editor masuk ke halaman submission dan memeriksa file galley. Jika sudah siap, Editor dapat menekan tombol biru Schedule for Publication. Memilih tombol ini akan membuka jendela Publication. Di sini, naskah dapat dimasukkan ke dalam edisi jurnal yang akan datang atau edisi lama. Anda juga dapat menambahkan nomor halaman, izin, dan informasi lisensi. Dengan menekan Save, naskah akan dipublikasikan pada edisi yang dipilih. Jika edisi tersebut sudah terbit, maka artikel akan langsung tersedia untuk pembaca. Selamat! Anda telah menyelesaikan seluruh alur kerja editorial.